Rất nhiều trung tâm đào tạo muốn nâng cao chất lượng phục vụ nhằm tối ưu được nguồn lực về giảng viên, cơ sở vật chất và nhân viên, giúp việc tổ chức quản lý thuận tiện hơn. Đáp ứng nhu cầu đó, phần mềm quản lý trung tâm đào tạo của Project Software được xây dựng, phát triển với mục tiêu nâng cao tính chuyên nghiệp trong khâu quản lý, tiếp thị của các trung tâm đào tạo. Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo của Project Software được ứng dụng trong việc quản lý hoạt động của các trung tâm đào tạo, nâng cao tính chuyên nghiệp của tổ chức với chi phí hợp lý.
CHỨC NĂNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO
Quản lý tuyển sinh và thi xếp lớp
- Nhập thông tin về học viên đăng ký để thi xếp lớp theo từng đợt thi
- Khi đăng ký trực tiếp trên website, dữ liệu sẽ được chọn lọc và tự động lưu thông tin vào phần mềm.
- Thống kê nhanh từ các nguồn, các chiến dịch tiếp thị, học viên sẽ đăng ký trực tiếp tại văn phòng.
- Phân loại và xếp lớp phù hợp với trình độ thi đầu vào của học viên.
- Cập nhập kết quả xét tuyển
- Đăng ký nhập học cho từng học viên theo trình độ nhất định.
Quản lý học viên
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, sơ yếu lý lịch học sinh giúp tra cứu, thống kê nhanh chóng, dễ dàng
- Quản lý thông tin cá nhân (Họ tên, ngày sinh, giới tính; thông tin liên hệ như số điện thoại (chính, phụ,…), email (chính/phụ), địa chỉ; quản lý nguồn học viên (event, website, Facebook,…)
- Quản lý thông tin của phụ huynh (nếu cần), tạo liên kết với dữ liệu học viên
- Quản lý tư vấn: nội dung tư vấn, lưu lịch sử tư vấn, đặt lịch hẹn tư vấn
- Hệ thống cảnh báo nhắc nhở khi đến ngày có lịch hẹn tư vấn học viên
- Quản lý kết quả thi đầu vào, xếp lớp cho học viên, học thử của học viên
- Theo dõi danh sách học viên các lớp, danh sách học viên bảo lưu
- Hệ thống nhắc nhở khi học viên vắng nhiều
- Quản lý, theo dõi kết quả học tập, điểm danh, khen thưởng, kỷ luật… của từng học viên
- Theo dõi được các thay đổi liên quan đến học viên và lớp học như: bảo lưu, chuyển lớp, dồn lớp, chia lại lớp học theo từng trình độ của học viên.
Quản lý giáo viên
- Quản lý thông tin trình độ, thông tin bằng cấp, thông tin hồ sơ giáo viên
- Quản lý khen thưởng, kỷ luật của từng giáo viên trong năm, số giờ lên lớp của từng giáo viên
- Ghi nhận thông tin và số giờ có thể giảng dạy của giáo viên.
- Tuyển giáo viên mới và theo dõi quá trình giảng dạy của giáo viên
Quản lý đào tạo
- Lập kế hoạch giảng dạy cho các khóa học sắp khai giảng.
- Phân bố giáo viên và phòng học để đảm bảo không bị trùng lặp, phân chia học sinh theo trình độ, mong muốn của học viên
- Theo dõi kế hoạch của từng buổi dạy, từng lớp học theo hệ thống phòng học và ca học.
Quản lý lớp học
- Phân chia lớp, xếp lớp, chuyển lớp
- Phân loại theo từng cấp độ học
- Quản lý thời khóa biểu, các thông báo đến toàn lớp theo (email, sms) kết quả học tập của lớp,…
- Hệ thống nhắc nhở khi lớp có học viên mới
- Lưu trữ thông tin học viên bảo lưu
Quản lý thu chi
- Quản lý thu học phí của các học viên
- Xử lý học phí khi chuyển lớp, bảo lưu và chuyển đổi cho học viên khác.
- Lập và in phiếu thu tiền học phí cho từng học viên.
- Theo dõi tất cả các khoản thu, chi hàng ngày của trung tâm.
- Quản lý tình hình thu chi cho hoạt động của trung tâm.
Quản lý kết quả học tập
- Lưu thông tin và kết quả học tập của từng học viên trong hệ thống.
- Tự động tính điểm trung bình của học viên.
- Hệ thống sẽ nhắc nhở đối với các học viên đã hoành thành xong chương trình
- Quản lý điểm, kết quả học tập của học viên.
Tiền lương, chấm công
- Kết xuất bảng lương giáo viên theo kết quả chấm công và lịch giảng dạy
- Chấm công cho nhân viên theo theo buổi, theo ca, theo tháng, mức lương và thời gian áp dụng
- Lưu thời gian làm thêm giờ, thông tin thuế, bảo hiểm, lập bảng thanh toán tiền lương cho từng nhân viên
- Theo dõi , xác nhận việc điều chỉnh tăng, giảm khi có phát sinh
LỢI ÍCH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO
- Sử dụng phần mềm giúp nhà quản lý theo dõi được tình hình học tập của học sinh.
- Quản lý hồ sơ, giấy tờ, sơ yếu lý lịch học sinh giúp tra cứu, thống kê nhanh chóng, dễ dàng
- Quản lý từng lớp học, khóa học để phân chia ca học, lớp học, giáo viên giảng dạy một cách hợp lý.
- Quản lý học phí, các khoản phải thu, phiếu thu, miễn giảm đối với từng học sinh
- Sử dụng phần mềm giúp nâng cao hiệu quả công việc, giảm bớt các thủ tục hành chính, xử lý công việc khoa học, tăng khả năng trao đổi giữa các nhân viên trong trung tâm.
- Dễ dàng thống kê báo cáo với nhà lãnh đạo các số liệu thực tế, được cập nhật theo hệ thống báo cáo thời gian thực.
- Phần mềm có khả năng kết nối với website của trung tâm đào tạo, giúp thông tin của học viên đăng ký trên phần mềm tự động
- Hệ thống thông tin công khai và thông suốt giúp giảm tối đa thời gian quản lý công việc.
- Hệ thống phân quyền, bảo mật tốt, phổ biến thông tin nhanh chóng và chính xác đến từng người sử dụng phần mềm.
- Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo của TiT có khả năng tùy biến, có thể tùy chỉnh phần mềm theo những yêu cầu khác nhau của từng doanh nghiệp, dễ dàng tùy chỉnh khi có thay đổi về quy trình quản lý.
TẠI SAO NÊN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO
Với phần mềm quản lý trung tâm đào tạo của Project Software các nhà quản lý sẽ dễ dàng quản lý học viên, giáo viên và các chương trình đào tạo của trung tâm. Phần mềm rất thân thiện với người dùng, dễ sử dụng và có khả năng tùy biến cao. Sử dụng phần mềm giúp bạn tiết kiệm thời gian, các khâu trong quá trình vận hành được thực hiện theo một quy trình nhất định, không để xảy ra nhầm lẫn, sai sót; truy cập ở mọi nơi, từ mọi thiết bị, đáp ứng nhu cầu quản lý và giải quyết công việc một cách nhanh nhất
