Với nhiều văn bản, giấy tờ bạn không biết lưu trữ, sắp xếp thế nào cho hợp lý, tránh thất lạc? Bạn không thể thống kê, phân loại tài liệu, văn bản thủ công vì số lượng quá lớn. Để giải quyết vấn đề đó, Công ty cổ phần Công nghệ và Dịch vụ SMV Media đã sáng tạo ra phần mềm quản lý văn bản ra đời
LỢI ÍCH CỦA VIỆC SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN
- Tất cả giấy tờ, văn bản,… đều được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất. Mọi dữ liệu đều được bảo mật an toàn.
- Tính năng tìm kiếm giúp người dùng dễ dàng tìm lại giấy tờ, văn bản cần thiết
- Bỏ ra chi phí thấp mà hiệu quả công việc cao
- Có thể kiểm soát chặt chẽ việc nhập – xuất dữ kiệu. Quản lý công việc của cá nhân, biết công việc cần được xử lý, và sắp phải xử lý. Tất cả đều được lưu lại giúp người dùng dễ dàng theo dõi và đánh giá công việc
- Theo dõi văn bản đi, văn bản đến mọi lúc, mọi nơi
- Quản lý văn bản cần gửi đi, cần nhận, cần soạn thảo với hệ thống nhắc nhở tự động
- Mọi thông tin được lưu trữ hệ thống an toàn giúp giảm chi phí quản lý hồ sơ, văn bản
- Tất cả nhà quản lý và nhân viên đều làm việc trên một hệ thống. Điều này giúp giảm thiểu thời gian xử lý công việc
- Nhà quản lý có thể theo dõi được toàn bộ tình hình để xử lý hồ sơ, văn bản. Qua đó đưa ra chỉ thị, điều hành nhanh chóng giúp đảm bảo tính liên thông dữ liêu, giảm thiểu rủi ro
- Hệ thống lưu trữ kiểu căn bản cùng bảng biểu hỗ trợ giúp người dùng dễ dàng xuất tài liệu, văn bản nhanh chóng đáp ứng kịp thời nhu cầu làm việc
- Phân cấp làm việc và xử lý văn bản một cách khoa học
CÁC TÍNH NĂNG CỦA PHẦN MỀM
- Lưu trữ không giới hạn số lượng văn bản tập trung và bảo mật
- Tìm kiếm và truy cập văn bản nhanh chóng, dễ dàng, đa dạng
- Quản lý hồ sơ, tài liêu đầy đủ và khoa học. Sắp xếp theo từng loại văn bản, từng thời kì, theo từng vụ việc
- Hỗ trợ đính kèm file với tên file lưu trữ trên phần mềm. Dễ dàng thêm, sửa, xóa văn bản đính kèm
- Cập nhật văn bản đến, văn bản đi, thống kê theo ngày, tháng, năm
- Hệ thống thông báo qua phần mềm, SMS, Email
- Chức năng liên kết giúp người dùng dễ dàng kết nối mối quan hệ giữa các văn bản liên quan với nhau. Nó thuận tiện cho việc quản lý các phiên bản của văn bản được xây dựng hay chỉnh sửa từ văn bản nào trước
- Người dùng có thể dễ dàng truy cập vào văn bản cần lưu trữ trên phần mềm. Sau đó có thể đưa ra ý kiến, chỉ đạo, hoặc báo cáo ngắn liên quan đến văn bản thông qua mục comment ở phía dưới. Điều đó giúp xử lý nhanh những vướng mắc liên quan đến văn bản
- Với hệ thống biểu đồ đa dạng, người dùng chỉ cần nạp mẫu văn bản vào phần mềm một lần. Hệ thống sẽ tự động lưu lại, giúp bạn xuất văn bản mau lẹ
- Tất cả chủ doanh nghiệp và nhân viên đều làm việc trên một hệ thống nên rất dễ dàng cho việc nhà quản lý phân công công việc cho từng đối tượng
Các tính năng khác:
- Người dùng có thể nhập hay xuất dữ liệu ra file excel một cách dễ dàng, nhanh chóng
- Hệ thống phân quyền xem, sửa, xóa chi tiết giúp doanh nghiệp đồng bộ mà vẫn đảm bảo bảo mật thông tin quan trọng cho nhà quản lý
- Đặc trưng quan trọng nhất của phần mềm là có khả năng tùy biến rất cao, linh hoạt, nên phần mềm phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và thỏa mãn gần như đầy đủ yêu cầu của khách hàng
TẠI SAO NÊN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VẮN BẢN
Với nhiều tính năng nổi bật, phần mềm của chúng tôi có thể nói là tối ưu và phù hợp nhất với doanh nghiệp bạn. Chúng tôi xây dựng phần mềm dựa trên những quy trình làm việc cùng yêu cầu của khách hàng nên nó có thể phù hợp với mọi công ty, doanh nghiệp, bộ phận. Cùng với mức giá vô cùng cạnh tranh, hợp lý, hệ thống kĩ thuật của chúng tôi luôn hỗ trợ 24/7. Chắc chắn rằng người dùng sẽ rất hài lòng với quyết định chọn dùng sản phẩm của công ty chúng tôi.