Project Software giới thiệu đến các bạn giải pháp phần mềm quản lý phòng công chứng với công nghệ tiên tiến nhất, giúp giải quyết khó khăn mà các phòng công chứng đang gặp phải. Phầm mềm của Project Software giúp tối giản hóa thao tác nghiệp vụ và tự động lưu lại các thông tin về hợp đồng, tài sản, lịch sử giao dịch. Phần mềm quản lý phòng công chứng của Project Software là cơ sở đáng tin cậy giúp công chứng viên dễ dàng tra cứu thông tin và xác định tính hợp lệ của tài sản.
ƯU ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ PHÒNG CÔNG CHỨNG
- Cung cấp quy trình công chứng chuyên nghiệp, hiện đại giúp thúc đẩy tiến độ, tiết kiệm thời gian
- Thông tin được quản lý tập trung giúp dễ dàng tìm kiếm và phân loại, giảm thiểu thất thoát
- Nhân viên ở các bộ phận thường xuyên báo cáo quá trình, mức độ hoàn thiện công việc mà không phải gặp mặt trực tiếp.
- Trưởng phòng có thể nắm bắt, quản lý được quy trình công chứng một cách chặt chẽ giúp đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc.
- Dễ dàng trao đổi và hỗ trợ xử lý công việc giữa nhân viên và bộ phận.
- Giúp tính toán khối lượng hồ sơ công chứng đã hoàn thành và hồ sơ công chứng cần hoàn thành, giúp nhân viên công chứng đưa ra kế hoạch hoàn thành công việc một cách cụ thể, chính xác.
- Hệ thống báo cáo thời gian thực.
- Dễ dàng tùy chỉnh khi quy trình công việc thay đổi.
CÁC TÍNH NĂNG NỔI BẬT CỦA PHẦN MỀM
QUẢN LÝ THÔNG TIN HỒ SƠ
- Khai báo nhóm hồ sơ và loại hồ sơ
- Quản lý giấy tờ các bên và hồ sơ công chứng
- Phân loại tình trạng hồ sơ (Tiếp nhận – hoàn trả – Hoàn thành,…).
- Tích hợp các văn bản mẫu và biểu mẫu hợp đồng.
QUẢN LÝ ĐƯƠNG SỰ CÁC BÊN
- Lưu trữ, phân loại thông tin các khách hàng là cá nhân hay tổ chức theo khu vực, mã số thuế, giấy phép đăng ký kinh doanh,…
- Tìm kiếm và xem lịch sử giao dịch của các bên liên quan.
QUẢN LÝ TÀI SẢN
- Quản lý, lưu trữ tất cả các thông tin liên quan về phương tiện, bất động sản, giấy tờ có giá,…
- Tùy chỉnh khai báo, thêm, sửa, xóa tài sản, nhóm tài sản, loại tài sản, tên tài sản,…
- Hỗ trợ tìm kiếm các thông tin đa dạng liên quan đến tài sản, lịch sử giao dịch, công chứng, đóng dấu,…
QUẢN LÝ THU PHÍ CÔNG CHỨNG
- Tích hợp báo giá hồ sơ, tiện ích sms giúp nhân viên dễ dàng tính được chính xác chi phí từng hồ sơ riêng biệt.
- Kết xuất các báo cáo kế toán theo yêu cầu.
- Thống kê, báo cáo giao dịch và quản lý thu chi.
- Quản lý các nghiệp vụ kế toán thông dụng.
- Hỗ trợ in biểu phí, hóa đơn, chứng từ xuất trực tiếp ra file excel, word, .pdf, mail.
QUẢN LÝ NHÂN VIÊN
- Quản lý nhân viên, hồ sơ nhân viên, hợp đồng nhân viên
- Quản lý đánh giá nhân viên.
- Kết nối với máy chấm công, quản lý chấm công.
- Quản lý tiền lương theo chính sách của công ty, kết hợp với dữ liệu máy chấm công, nghỉ phép,..
QUẢN LÝ HỆ THỐNG, TÌM KIẾM, PHÂN QUYỀN, BẢO MẬT
- Bảo mật
– Tự động backup và phục hồi số liệu theo từng ngày.
– Dữ liệu luôn luôn tự động backup dự phòng thường xuyên.
– Chính sách bảo mật tuyệt đối dữ liệu của các doanh nghiệp khác nhau, khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty.
– Chỉ Admin mới có có thể can thiệp hệ thống dữ liệu và phân quyền sử dụng cho người dùng.
- Phân quyền sử dụng
– chức năng phân quyền sử dụng theo nhóm người sử dụng hoặc từng người sử dụng.
– Có thể phân quyền xem, sửa, xóa,… đến từng thành viên sử dụng phần mềm quản lý công chứng.
- Tiện ích
– Phần mềm có thể xuất báo giá, hóa đơn, mẫu báo cáo trực tiếp ra excel, word, pdf, mail.
– Có thể thể nhập các danh sách hàng hóa, khách hàng từ excel vào phần mềm.
– Lưu nhật ký sử dụng phần mềm của tất cả các thành viên khi sử dụng phần mềm.
– Lọc dữ liệu, báo cáo tự động nhanh chóng theo nhiều tiêu chí.
-Tích hợp hệ thống VOIP giúp giao tiếp giữa các phòng ban và khách hàng.
– Phần mềm có khả năng tùy biến cao, xây dựng trên quy trình, yêu cầu của khách hàng
– Hệ thống bảng biểu đa dạng giúp nhà quản lý có thể phân tích tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp
TẠI SAO NÊN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ PHÒNG CÔNG CHỨNG
Có thể nói phần mềm quản lý của Project Software là giải pháp phần mềm phù hợp nhất, toàn diện nhất để đáp ứng nhu cầu quản lý văn phòng công chứng. Phần mềm rất thân thiện với người dùng, dễ sử dụng và có thể truy cập ở mọi lúc, mọi nơi, bằng mọi thiết bị, đáp ứng nhu cầu quản lý giúp giải quyết công việc một cách nhanh nhất cho các chủ doanh nghiệp.