Một trong những phương pháp tốt nhất để khách sạn nâng cao chất lượng phục vụ, tối ưu được nguồn lực về cơ sở vật chất, nhân viên chính là sử dụng phần mềm quản lý khách sạn của Project Software. Được xây dựng và phát triển với mục tiêu nâng cao tính chuyên nghiệp trong khâu quản lý, tiếp thị, phần mềm quản lý khách sạn của Project Software giúp các doanh nghiệp phát triển với chi phí hợp lý.
TÍNH NĂNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
1 – Quản lý và chăm sóc khách hàng
- Tự động gửi tin nhắn,email chúc mừng, chăm sóc khách hàng
- Thời gian nhảy tự động cho phòng đang phục vụ.
- Quản lý phòng, thông tin phòng.
- Quản lý thông tin khách hàng : tên khách hàng, các thông tin liên lạc liên quan, hợp đồng, số lần sử dụng dịch vụ, các dịch vụ đã sử dụng,…
- Thống kê về nguồn khách hàng: thông tin thời gian tạo, nguồn hình thành khác hàng, nhân viên tiếp nhận quản lý khách hàng….
- Quản lý giá phòng, loại phòng.
- Quản lý phòng theo trạng thái (màu sắc: đỏ, xanh,…)
- Thống kê về nguồn khách hàng: thông tin thời gian tạo, nguồn hình thành khác hàng, nhân viên tiếp nhận quản lý khách hàng….
- Lưu lại đánh giá, phản ánh của khách hàng về chất lượng dịch vụ
- Hỗ trợ nhân viên lên lịch để chăm sóc khách hàng
2 – Quản lý đối tác và các nhà cung cấp
- Quản lý đầy đủ thông tin các đối tác: Các thông tin liên hệ, bảng giá, hợp đồng, hoa hồng, thông tin các khuyến mãi liên quan,….
- Quản lý lịch sử hợp tác
- Lưu lại đánh giá chất lượng dịch vụ của các đối tác
- Nhắc nhở và cảnh báo: có thời hạn sắp hết hợp đồng, có phản ánh về chất lượng dịch vụ, có khuyến mãi triển khai,….
- Hỗ trợ tìm kiếm, thống kê với đa dạng các tiêu chí
3 – Quản lý Request/booking
- Tự động chuyển các khoản thu sang kế toán để tiện cho việc theo dõi và quản lý
- Giao việc cho nhân viên hay bộ phận chuyên trách trực tiếp trên phần mềm
- Cảnh báo, thông báo ngày hẹn chăm sóc, ngày báo giá tới khách qua hệ thống SMS, Email,…
- Thống kê doanh số theo thắng, theo người phụ trách…
- Ghi nhận thông tin đặt dịch vụ và lưu trữ thông tin
- Tạo lập và lưu trữ thông tin các dịch vụ, báo giá và quản lý tình hình khách hàng
- Lên lịch chăm sóc
- Cập nhật số tiền đã thanh toán và công nợ, thông tin đặt cọc,…
- Tạo lập booking trên cơ sở Request
4 – Quản lý và điều hành các hoạt động khách sạn
- Hệ thống bảng biểu, đồ thị linh hoạt giúp người dùng tạo bản in, hay thông báo, báo giá đến đối tác nhanh chóng
- Tạo lập và quản lý kế hoạch sử dụng chi phí. Nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi kế hoạch chi pí một cách chi tiết, cập nhật từng phút từng giây để nhanh chóng đưa ra chỉ đạo
- Hệ thống, cảnh báo, thông báo đến người dùng chuẩn bị đến ngày thực hiện, hay thông báo những điều quan trọng mà người dùng thiết lập
- Tra cứu thông tin theo nhiều tiêu chí lựa chọn
- Quản lý thông tin về đối tác (cá nhân, nhóm hoặc đoàn công ty) và các quá trình đám phán, ghi chú liên quan
- Phân quyền quản lý, xem đối tác cho bộ phận liên quan có thể tiếp nhận và cùng theo dõi, xử lý
- Ghi nhận và lưu lại tất cả phản ánh của khách hàng liên quan đã sử dụng các dịch vụ
5 – Quản lý kho vật tư, trang thiết bị
- Quản lý giá vốn hàng hóa, các chi phí phát sinh liên quan đến hàng hóa, để chuyển đến kế toán
- Quản lý kế hoạch nhập hàng, dự trữ hàng, quản lý hàng tồn kho, hàng cần sử dụng…
- Quản lý chi tiết hàng hóa, danh mục hàng hóa: ngày nhập, lô hàng nhập, số serial, hạn sử dụng của hàng hóa
- Cảnh báo hàng đến hạn sử dụng, quá hạn sử dụng, hàng đến ngày xuất, cảnh báo hết hàng khi số lượng hàng chạm ngưỡng tối thiểu…
- Quản lý kế hoạch nhập hàng, dự trữ hàng, quản lý hàng tồn kho, hàng cần sử dụng…
6 – Quản lý tài chính kế toán
- Quản lý TSCĐ – CCDC
- Báo cáo thuế/BCTC
- Kế toán tổng hợp
- Quản lý công nợ; các khoản phải thu, phải trả
- Hoạch định kế hoạch tài chính kế toán
- Kế toán chi phí giá thành
7 – Theo dõi thanh toán và in bill
- Thông báo, cảnh báo ngày đến hạn thanh toán, ngày chi, hay khoản thanh toán quá hạn nhanh chóng kịp thời qua hệ thống trang chủ phần mềm, SMS, Email,….
- Cho phép xem tạm tính trước khi in.
- Có khả năng thống kê, tổng hợp thu, chi, công nợ theo đa dạng các tiêu chí : khách hàng, đối tác, người thu chi ,….
- Có thể in 2 liên một lúc, có số liên, có lưu lại lần in tạm tính.
- Cập nhật thanh toán của các dịch vụ một cách nhanh chóng chi tiết để quản lý.
- Tính tiền tự động theo giờ (ngày).
- Cho phép thanh toán nhiều lần.In bill (tiền phòng + tiền thực đơn + các lần thanh toán).
- Thích hợp nhiều cỡ giấy, loại máy in.
- Cập nhật và quản lý các khoản chi cho từng đối tựng, từng hạng mục một cách hiệu quả
8 – Quản lý các phòng ban, nhân viên
- Quản lý hợp đồng nhân sự các nhân viên, lương nhân viên, chấm công hàng ngày, nghỉ phép và lên bảng chấm công tính lương tháng
- Cập nhật tình hình làm việc và phân công công viêc, thông báo đến các phòng ban nhanh chóng
- Đánh giá khả năng làm việc của từng phòng ban, nhân viên công ty
- Thống kê các phòng ban trong doanh nghiệp, số lượng thành viên trong các bộ phận phòng ban, chức năng nhiệm vụ của phòng ban.
- Thông tin các thành viên trong phòng ban, thông tin liên hệ và các thông tin liên quan
9 – Các tính năng nổi bật khác
- Khả năng tùy biến của phần mềm rất linh hoạt, không theo một khuôn mẫu nhất định nào – điều mà các phần mềm khác không có được, xây dựng theo quy trình làm việc và nhu cầu của khách hàng nên phù hợp với mọi loại doanh nghiệp và dễ dàng thay đổi đế đáp ứng nhu cầu từ phía doanh nghiệp.
- Hệ thống báo cáo, biểu đồ đa dạng giúp người dùng có thể lên các báo cáo, quyết định, báo giá, giấy tờ,… nhanh chóng, kịp thời nhu cầu của người dùng
- Chức năng lên lịch và quản lý công việc của cá nhân, của toàn doanh nghiệp
- Lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ tài liệu nhanh chóng, tiện lợi qua đa dạng các tiêu chí
- Tạo lập và quản lý thông tin người dùng, các thông tin liên quan đến nhân viên
- Khả năng phân quyền cho người dùng chi tiết đến từng hạng mục, giúp các nhà quản lý vẫn có thể quản lý theo dõi tình hình của nhân viên một cách tập trung mà vẫn đảm bảo bảo mật thông tin quan trọng
LỢI ÍCH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN PROJECT SOFTWARE
- Hệ thống cập nhật từng phút, từng giây hoạt động của doanh nghiệp giúp các nhà quản lý cập nhật nhanh tình hình và hạn chế rủi ro.
- Phần mềm có giao diện thân thiện, đơn giản, dễ sử dụng. Nó có khả năng tùy biến cao, có thể phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp. Có thể thay đổi linh hoạt để đáp ứng nhu cầu từ phía doanh nghiệp
- Quy trình làm việc đồng bộ, tập trung giúp giảm thiểu các công việc trùng lặp, các công việc thừa, có thể sử dụng kết quả của những khâu làm việc trước đó, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian làm việc, tăng năng suất lao động
- Tất cả mọi thông tin về khách sạn, thông tin khách hàng và các thông tin có liên quan đều được lưu lại trên phần mềm tránh thất thoát và người dùng có thể dễ dàng tìm lại khi cần
- Giúp doanh nghiệp cắt giảm các khâu làm việc, cũng như tăng tính kết nối thống nhất giữa các phòng ban. Từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp
- Các cấp lãnh đạo có thể theo dòi tình hình hoạt động của doanh nghiệp, cũng như nhận thông tin từ cấp dưới một cách nhanh chóng, đầy đủ để đưa ra chỉ đạo, quyết định xử lý kịp thời. Từ đó giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả làm việc và kinh doanh
VÌ SAO NÊN CHỌN PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN CỦA PROJECT SOFTWARE
Phần mềm quản lý khách sạn là giải pháp phần mềm phù hợp, toàn diện cho doanh nghiệp bạn. Bên cạnh đó, phần mềm có khả năng tùy biến cao. Vậy nên số lượng tính năng phát triển không giới hạn. Diều đó đáp ứng gần như đầy đủ mọi nhu cầu của khách hàng. Phần mềm có giao diện đơn giản, rất dễ sử dụng, thêm vào đó, bộ phận kĩ thuật của chúng tôi luôn sẵn sàng để hỗ trợ người dùng 24/7.