Khá nhiều công ty xây dựng vẫn đang hạn chế ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý hoạt động doanh nghiệp. Xây dựng là ngành có vốn đầu tư lớn, thời gian triển khai dự án dài, địa bàn thi công rộng, có sự tham gia của nhiều đơn vị, tổ chức. Bài toán quản trị cho ngành xây dựng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết nếu các doanh nghiệp xây dựng vẫn quản lý theo cách truyền thống: vừa chưa tận dụng hiệu quả nguồn lực vừa gây tình trạng lãng phí, mất đi nhiều cơ hội đầu tư mới. Nhằm khắc phục tình trạng đó, phần mềm quản lý công ty xây dựng Project Software đã được ra đời.
MÔ TẢ CHỨC NĂNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG TY XÂY DỰNG
Quản lý chặt chẽ các phòng ban trong công ty
- Thông tin, chức năng của mọi phòng ban, số lượng thành viên
- Phân công nhiệm vụ cho các phòng ban
- Theo dõi tiến độ làm việc, thực hiện của các phòng ban
Quản lý thông tin khách hàng
- Quản lý đầy đủ thông tin của khách hàng: nhóm khách hàng, thông tin cá nhân, thông tin công ty,…
- Lưu trữ lịch sử giao dịch của khách hàng: số lần giao dịch, giá trị giao dịch, những sản phẩm giao dịch, chi tiết các lần mua và quá trình thanh toán. Tất cả đều được lưu trữ trên hệ thống
- Sắp xếp khách hàng theo tầm quan trọng để chăm sóc tốt hơn
- Tự động gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật tới khách hàng
Quản lý thông tin của nhà cung cấp vật tư, trang thiết bị
- Quản lý thông tin của các nhà cung cấp: thông tin chung về đại lý, tầm quan trọng,…
- Quản lý việc nhập hàng từ nhà cung cấp: số lần nhập hàng, giá trị những lần nhập, tổng giá trị nhập hàng theo mỗi nhà cung cấp, chi tiết các lần nhập, công nợ đối với từng nhà cung cấp,…
- Quản lý các nguồn cung cấp hàng mới, thông tiên liên quan tới nguồn cung cấp tiềm năng
Quản lý vật tư, trang thiết bị
- Quản lý chi tiết hàng hóa, danh mục hàng hóa: ngày nhập, lô hàng nhập, số serial, hạn sử dụng của hàng hóa
- Cảnh báo hàng đến hạn sử dụng, quá hạn sử dụng, hàng đến ngày xuất. Cảnh báo hết hàng khi số lượng hàng chạm ngưỡng tối thiểu…
- Quản lý kế hoạch nhập hàng, dự trữ hàng, quản lý hàng tồn kho, hàng chờ xuất,…
- Quản lý chi tiết loại hàng hóa: hàng xuất trả, hàng từng dự án….
- Quản lý giá vốn hàng hóa, các chi phí phát sinh liên quan đến hàng hóa, để chuyển đến kế toán
Quản lý thi công công trình
Hoạch định thời gian thi công dựa vào dữ liệu về dự toán đã lập: vẽ sơ đồ Gantt, kết xuất biểu đồ nhu cầu nhân lực, vốn, vật tư, ca máy…
Quản lý công nợ của doanh nghiệp
- Quản lý chi tiết công nợ phải thu đối với từng khách hàng, theo từng loại hàng hóa, số tiền đã thanh toán, số tiền nợ, tổng công nợ, những khoản nợ khó đòi,…
- Cảnh báo tới ngày phải thu hồi nợ chi tiết, phải thu những khách hàng nào, công nợ là bao nhiêu
- Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp của mỗi doanh nghiệp theo nhà cung cấp, tổng số tiền phải trả,…
- Cảnh báo tới ngày phải trả tiền nhà cung cấp qua phần mềm, hoặc SMS, Email,..
- Tự động đối từ công nợ khi phát sinh việc trả lại hàng hóa
Quản lý cán bộ, công nhân.
- Quản lý thông tin nhân viên trong doanh nghiệp: thông tin cá nhân, đánh giá nhân viên, hợp đồng của nhân viên,….
- Chấm công nhân viên theo ngày, lên bảng chấm công chi tiết
- Tự động tính lương và xuất bảng lương cho các nhân viên trên cở sở chấm công hàng tháng.
Quản lý dự án
- Quản lý thông tin chi tiết của dự án
- Quản lý chi tiết các thông tin dự án: thời gian dự toán, mức đầu tư, thời gian thực hiện, địa điểm, quy mô của dự án,…
- Quản lý nguồn vốn & kế hoạch sử dụng vốn của dự án. Quản lý quyết định đầu tư, phê duyệt và thiết kế của dự án.
- Lên kế hoạch công việc và quản lý
- Phần mềm quản lý công ty xây dựng có thể phân cấp để người dùng lên kế hoạch công việc một cách chi tiết. Dễ dàng lập và phân chia công việc. Có thể đặt những mức trạng thái công việc. Ví dụ như: hoàn thành, chưa hoàn thành, hoặc đang hoàn thiện,…
Quản lý về tài chính và nguồn lực của dự án
- Thiết lập và quản lý chi tiết những nguồn tài chính liên quan tới dự án. Các nguồn thu chi đều được ghi lại để người dùng dễ dàng quản lý.
- Bố trí quản lý, phân bổ nhân viên.
Theo dõi tiến trình, quản lý rủi ro của dự án
- Kiểm soát tiến độ hoàn thành của công việc công việc rất chi tiết, thậm chí là tiến độ hoàn thành theo ngày. Theo dõi các ghi chú quan trọng của công việc
- Qua việc thường xuyên theo dõi giúp nhà quản lý nhanh chóng cập nhật và đánh giá rủi ro cũng như cơ hội triển khai dự án
Quản lý tư liệu của dự án
- Số lượng và dung lượng, những dạng tài liệu không giới hạn. Những tài liệu có liên quan tới dự án được lưu trữ trên hệ thống giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm
- Chức năng phân quyền giúp đảm bảo tính bảo mật thông tin.
Thống kê và báo cáo
- Project Software cung cấp các loại bảng biểu, biểu đồ, phân tích ,… giúp nhà quản lý dễ dàng lập báo cáo để phân tích và thống kê chi tiết
- Người dùng chỉ phải nhập dữ liệu vào sau đó hệ thống sẽ tự động xuất ra văn bản, hợp đồng, hay biểu mẫu…
- Hệ thống cũng tích hợp việc xuất dữ liệu ra file excel
TẠI SAO CẦN PHẢI SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG TY XÂY DỰNG?
Phần mềm quản lý chính là giải pháp phần mềm toàn diện của một doanh nghiệp bạn. Với phần mềm này, nhà quản lý có thể lưu trữ dữ liệu đồng bộ và hệ thống. Mọi thứ liên quan đến dự án để có thể quản lý, theo dõi và tìm lại khi cần. Với việc toàn bộ nhân viên làm việc chung trên toàn hệ thống phần mềm sẽ giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý, chỉ đạo vào đốc thúc công việc cũng như xử lý kịp thời các sự cố, giúp giảm chi phí và thời gian cho công việc. Ngoài ra, phần mềm có khả năng tùy biến cao không theo bất cứ khuôn mẫu nào.